Open dag organiseren van een bedrijf? Dit zijn onze tips!

Een open dag organiseren van een bedrijf valt en staat met een goede voorbereiding. Maar hoe organiseer je een open dag waar mensen op af komen? Deze tips maken het organiseren van een open dag voor een bedrijf veel eenvoudiger.

• Begin met het maken van een draaiboek
• Bepaal de juiste dag
• Zorg voor catering en vermaak
• Denk na over een eyecatcher of een stukje promotie

Waarom een open dag voor een bedrijf organiseren?

Een open dag organiseren voor een bedrijf doe je om een aantal redenen. Misschien omdat je meer klanten wilt aantrekken of ze kennis wilt laten maken met wat jouw onderneming te bieden heeft. Wil je meer naamsbekendheid? Een beter bedrijfsimago of meer klantenbinding? Ook dan kun je een open dag organiseren met de onderstaande tips. Waar het eigenlijk om draait? Jouw bezoekers van een geweldige én blijvende indruk voorzien.

Hoe organiseer ik een open dag? Dit zijn de beste tips

Je hebt besloten een bedrijfs open dat te organiseren… maar hoe ga je dat doen? Het organiseren van een open dag kan best veel werk kosten. De meeste tijd zit in de voorbereiding. Om ervoor te zorgen dat jij in no time klaar bent hebben wij de beste tips voor het organiseren voor een open dag op een rijtje gezet.

Een goede voorbereiding begint met een draaiboek

Een open dag organiseren begint met het maken van een draaiboek. Hierin neem je alles op wat belangrijk is tijdens de open dag. Denk daarbij aan de locatie, de plaats van de stands met informatie, een plek voor sprekers, horeca, entertainment en het sanitair. Denk tijdens de organisatie van de open dag ook na over welke taken je wilt uitbesteden. Zoals de hapjes en de drankjes voor de gasten bijvoorbeeld.

Een open dag moet ook vermakelijk zijn voor jouw bezoekers. Denk dus na over een eyecatcher én een stukje promotie wat jouw gasten mee naar huis kunnen nemen. Een fotopaal huren is dan een goed idee. Je kunt een photobooth met printer huren die prints maakt met jouw bedrijfsnaam en/of logo erop. Dit geeft en boost aan jouw bedrijf op sociale media en zorgt ervoor dat jouw bedrijfsnaam bij iemand thuis op de kast beland.

Is er nette bedrijfskleding voor jouw personeel? Wil je werken met naambordjes? Heb je een vergunning nodig voor de open dag die je wilt organiseren? Dat is vooral het overdenken waard als je de open dag van een bedrijf buiten of in de avonduren wilt organiseren.

Al deze zaken neem je op in het draaiboek. Zo laat je qua voorbereiding niets aan het toeval over en heb je altijd een schema voorhanden waarop je terug kunt vallen. Ook als dingen anders lopen dan gepland. Neem ook het dagprogramma met de tijden op in het draaiboek.

Open dag organiseren op het juiste tijdstip

Ook de datum en het tijdstip waarop je de open dag van jouw bedrijf wilt organiseren is belangrijk. Dit hangt af van de locatie van jouw bedrijf, maar zeker ook van de doelgroep. Zijn dit vooral ouders met kinderen? Dan is het weekend een prima keuze. Organiseer de open dag dan in de ochtend of in de middag, maar vermijd de avonduren. Dit kun je natuurlijk wel overwegen als jouw klantenkring voornamelijk uit volwassen mensen bestaat. 

Heb je eenmaal een datum gepland voor de open dag? Controleer dan of er op die dag géén grote evenementen of andere open dagen in de buurt plaatsvinden. Je wilt namelijk voorkomen dat alle moeite die je hebt gedaan maar door enkele mensen wordt gezien.

Geef bezoekers een blijvende herinnering aan de open dag

Hoe organiseer ik een open dag die herinnerd wordt? Dat kun je doen met promotiemateriaal. Zoals sleutelhangers, stickers of flyers. Maar, wil je jouw bezoekers écht iets vermakelijks en waardevols bieden? Denk dan lekker out of the box als je een open dag gaat organiseren voor jouw bedrijf. Een photobooth is de perfecte combinatie tussen promotie, herinnering én vermaak. Wie vindt het nou niet leuk om op de foto te gaan?

Zeker als het resultaat direct zichtbaar is. In de vorm van een foto, een video, gif, boomerang of slomo. De prints rollen direct uit de photobooth of zijn digitaal te delen via de socials. Dat is niet alleen een leuke herinnering voor jouw bezoekers, maar ook een uitstekende promotie voor jouw bedrijf. Zeker als je hier een prijsje aan verbindt. Bijvoorbeeld voor de bezoeker die de leukste en meest originele foto deelt op de socials. Kies je voor fysieke printjes? Deze kun je ook laten voorzien van jouw logo en huisstijl. 

Catering en sanitair uit handen geven

Een open dag organiseren voor een bedrijf betekent ook dat je sommige taken uit handen moet geven. Jij bent op die dag immers een belangrijk aanspreekpunt voor jouw gasten. Je hebt geen tijd voor het bijhouden van het sanitair, het smeren van de broodjes of het inschenken van de drankjes. Daarbij wil je op deze dag een professionele indruk maken. 

Geef de catering en de sanitairservice dan uit handen. Ook lekker eten en drinken is iets wat bezoekers onthouden als een positieve herinnering aan jouw onderneming. Zorg voor wafels en ijsjes voor de kleintjes en smakelijke gerechtjes voor de andere gasten. Houd daarbij ook rekening met vegan keuzes. Ook deze alertheid draagt bij aan een goed bedrijfsimago.

Foodtrucks zijn een populaire en geliefde invulling van de catering tijdens een open dag. We hebben wel een paar leuke adresjes voor je …
Wil je een originele mobiele espressobar? Dan is de koffie tuktuk een gegarandeerd succes.
Op zoek naar een foodtruck waar je gasten zelf nog wat inspanning moeten verrichten? Check dan de smoothie barista waarbij je bezoekers al fietsend hun eigen smoothie maken.

Het organiseren van onvergetelijke open dag 

Wil je een open dag voor een bedrijf organiseren die er letterlijk niemand kan vergeten? Bij Propfun kan je voordelig een photobooth huren voor open dagen en andere bedrijfsevenementen. Vanaf € 295 kunnen bezoekers zich de hele dag vermaken met onbeperkte prints. Deze kunnen we desgewenst ook personaliseren. Met een slogan, een bedrijfslogo of jouw huisstijl.

Naast foto’s creëert de photobooth ook video’s en gif’s die gedeeld kunnen worden op de socials. Zoals Facebook en TikTok bijvoorbeeld. Dat voorziet jouw bedrijf niet alleen van een goed imago, maar natuurlijk ook van meer naamsbekendheid. Een photobooth huren voor het organiseren van een open dag van een bedrijf kan op 60+ locaties in Nederland en België. Heb je het te druk met de organisatie maar wil je wel een photobooth huren? Propfun komt de door jou gewenste fotopaal desgewenst ook brengen en ophalen op locatie.

Met een achtergrond in marketing, entertainment en fotografie vormen photobooths de perfecte match in mijn leven. Met mijn enthousiasme en mijn streven naar blije mensen werk ik elke dag met zoveel plezier samen met een geweldig team aan mooie events voor vele duizenden blije klanten.